La Diputación Provincial de Cádiz ha mantenido este jueves un encuentro sobre la evolución de la administración electrónica por parte de la institución provincial. Dicho encuentro ha estado encabezado por la presidenta de la Diputación, Almudena Martínez, y en él ha participado personal técnico de distintos departamentos de la entidad como Secretaría General y Epicsa (empresa pública encargada de la asistencia informática). La plataforma que hace posible la tramitación electrónica en el caso de la provincia gaditana se llama eC@DIZ.
La Diputación de Cádiz es pionera en implantar la administración electrónica a nivel nacional, siendo la primera entidad local, distinta de ayuntamientos, en cuanto a servicios autorizados para consultar en la Plataforma de Intermediación de Datos, y la segunda entidad local –tras Vizcaya- en cuanto a uso. Entre estos servicios, se pueden consultar documentos como títulos universitarios, la familia numerosa, grado de discapacidad, sanciones, plusvalías, etc. Se calcula que el ahorro que está suponiendo para ciudadanos y empresas estas implantaciones digitales ronda los 234,4 millones de euros. La transformación digital de la Diputación gaditana ha sido distinguida con varios premios y reconocimientos por parte de entidades como la FEMP (Federación Española de Municipios y Provincias).
Hay que tener en cuenta que el organismo gaditano dispone de una plataforma donde se gestionan los expedientes de forma telemática que, a su vez, se integran con las plataformas del Estado, y a lo que se añade el archivo electrónico único. De esta manera, la Diputación completa el círculo de su digitalización: todos los servicios que presta se pueden realizar de manera telemática. Entre otras cifras, la Diputación gaditana cuenta con más de 1.500 tramitadores, más de 50.000 notificaciones electrónicas, o más de 80.000 decretos inscritos.
Como explica Almudena Martínez, la finalidad de este procedimiento es facilitar la vida de ayuntamientos y de los ciudadanos, gracias a herramientas que se logran con la digitalización administrativa como son, por ejemplo, el archivo único o la firma electrónica. “Es una gran apuesta por parte de la Diputación”, ha subrayado la presidenta de la entidad, “porque tenemos a personal técnico pendiente de qué es lo que necesitan los gaditanos y las gaditanas para esta simplificación administrativa”, que les agilizará sus trámites con la Administración. Este tipo de procesos ahorra desplazamientos, así como tiempo de gestiones, tanto a la ciudadanía como a los empleados públicos. También se persigue simplificar la burocracia, que exista una mayor comunicación entre las partes implicadas –en un ejercicio de transparencia y buen gobierno- y la mejora del servicio público. Asimismo, los expedientes que genera eC@DIZ son expedientes interoperables susceptibles de intercambio con otras administraciones públicas.
La Diputación ha implantado ya eC@DIZ, además de en la propia institución, en los Ayuntamientos de La Línea de la Concepción, Grazalema y Medina, en el Consorcio Institución Ferial de la provincia de Cádiz (IFECA) y en el Consorcio para la Gestión de Residuos Urbanos de la provincia. Ya está trabajando en futuras implantaciones en Torrecera, El Torno, San Isidro del Guadalete y Nueva Jarilla, y en el Consorcio Provincial de Bomberos de Cádiz. Para la Diputación es prioritaria la instalación de esta digitalización en las entidades locales de menor tamaño, para que puedan beneficiarse de todas las facilidades que supone su implantación. Hay varios ayuntamientos que han manifestado su interés en este servicio, y si solicitan su implementación, la Diputación la irá haciendo progresivamente.
Este trabajo lo realiza un equipo multidisciplinar, compuesto por personal informático (para toda la parte tecnológica), jurídico (por su conocimiento de las leyes reguladoras y de la naturaleza de las actividades de las administraciones públicas) y archivero (especialistas en el orden de los documentos electrónicos. Aquí el término ‘archivo’ está enfocado a archivo digital). Todo ello coordinado desde la Secretaría General, que depende del Área de Presidencia de la Diputación.
El caso práctico de Medina Sidonia: implantación en dos meses
Diputación ha instalado recientemente en el Ayuntamiento de Medina Sidonia eC@DIZ, un proceso que ha requerido en su totalidad unos dos meses de tiempo. El procedimiento ha seguido estos cinco pasos: petición por parte del Ayuntamiento a Diputación; suscribir un convenio; reuniones de trabajo; la implantación en sí; y, por último, asistencia y acompañamiento por parte de la Diputación.
Cuando el municipio –en este caso, Medina- instala la herramienta, obtiene lo siguiente: registro electrónico, notificaciones, publicidad, contabilidad, archivo electrónico, herramientas internas, apoyo de tramitación, herramientas estatales, firma electrónica y el Cep@l (Catálogo Electrónico de Procedimientos de la Administración Local de la Junta de Andalucía).
